De privacy verklaring geeft aan hoe het kantoor Groenendijk & Kloppenburg Advocaten (het “Kantoor”) data verwerkt.
Het Kantoor verwerkt persoonsgegevens die u zelf met uw toestemming aan ons heeft verstrekt. Het betreft persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak en voor declaratie of financiering daarvan (bijvoorbeeld het aanvragen van een toevoeging bij de Raad voor Rechtsbijstand of financiering bij uw Rechtsbijstandsverzekeraar). Denk hierbij aan uw naam en adres, de gegevens die van belang zijn voor de zaak en gegevens van uw wederpartij.
Indien dat noodzakelijk is in verband met de behandeling van uw zaak kan het Kantoor ook persoonsgegevens opvragen bij instanties zoals de Kamer van Koophandel, het Kadaster, de rechterlijke macht, een notaris of deurwaarder of algemeen toegankelijke bronnen op internet. Bij de behandeling van de zaak kan het uiteraard noodzakelijk zijn dat uw persoonsgegevens worden gedeeld met derden, waaronder de wederpartij, de advocaat of adviseur van de wederpartij en voornoemde instanties. Dat geldt omgekeerd ook voor persoonsgegevens van de wederpartij(en).
Processtukken en berichten aan derden worden conform de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten van tevoren met u besproken. Ingeval u bezwaar heeft tegen de wijze waarop uw persoonsgegevens daarin zijn verwerkt kunt u dat aan uw advocaat melden. Het kan zijn dat uw zaak dan niet of niet goed kan worden behandeld.
Verder verwerkt het Kantoor persoonsgegevens indien dat wordt vereist door wet- of regelgeving, waaronder begrepen de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten. Dit betreft met name de controle van de identiteit van cliënten. Het Kantoor heeft daarvoor inzage in uw paspoort of identiteitsbewijs nodig. Dat geldt ook voor het aanvragen van een toevoeging (gefinancierde rechtsbijstand) waarbij het Kantoor uw BSN-nummer en dat van een eventuele samenwonende partner moet doorsturen. Bij weigering daarvan kan het Kantoor uw zaak niet behandelen of een toevoeging aanvragen..
Daarnaast wordt van persoonsgegevens van cliënten en hun wederpartij(en) gebruik gemaakt bij nieuwe zaken ter controle op eventueel tegenstrijdig belang (met de cliënt). Dit vloeit voort uit de regels van de Nederlandse Orde van Advocaten.
In geval van eventuele claims of klachten heeft het Kantoor het recht om persoonsgegevens te gebruiken ter verdediging van de belangen van het Kantoor of de aan het Kantoor verbonden advocaten.
NAW-gegevens van cliënten kunnen verder (i.v.m. de gerechtvaardigde belangen van kantoor) worden gebruikt voor het onderhouden van contact met het Kantoor bijvoorbeeld voor het verzenden van nieuwsbrieven, updates of uitnodigingen.
Het Kantoor maakt gebruik van cookies die nodig zijn om de website goed te laten functioneren. Het Kantoor verzamelt ook geanonimiseerde bezoekersstatistieken om de website en diensten van het Kantoor te optimaliseren door gebruik te maken van cookies. Deze cookies worden niet gedeeld met derden. Het Kantoor maakt ook gebruik van Google Analytics om de website en de bijbehorende statistieken te analyseren, waardoor de website geoptimaliseerd kan worden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Dit ligt niet in de macht van het Kantoor. Het Kantoor heeft Google niet toegestaan de verkregen analytische informatie te delen.
In principe hebben de advocaten van het Kantoor toegang tot uw persoonsgegevens. Naast de behandelend advocaat hebben ook andere advocaten en medewerkers (niet-advocaten) toegang in geval van waarneming van de zaak, facturering, de behandeling van toevoegingen of andere administratieve verplichtingen.
De advocaten van het Kantoor zijn uit hoofde van hun beroep verplicht tot geheimhouding. Het Kantoor heeft met haar medewerkers (niet-advocaten) tevens een geheimhoudingsovereenkomst afgesloten. Het Kantoor kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in de opdracht van het Kantoor persoonsgegevens verwerken. Denk hierbij aan ICT-dienstverleners voor de opslag van data of deurwaarders. Voor zover deze dienstverleners niet reeds uit hoofde van hun beroep tot geheimhouding zijn verplicht (zoals deurwaarders of notarissen) heeft het Kantoor contractuele afspraken gemaakt.
Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie zal slechts plaatsvinden indien dat in het kader van de behandeling van uw zaak noodzakelijk is, bijvoorbeeld in geval van een buitenlandse wederpartij of cliënt.
In het kader van de dienstverlening van het Kantoor maakt het Kantoor gebruik van elektronische gegevensuitwisseling (internet en e-mail via het door u opgegeven mailadres). Het Kantoor wijst erop dat ondanks alle door het Kantoor in acht genomen veiligheidsvoorzieningen er geen absolute zekerheid tegen raadpleging door onbevoegden gegeven kan worden.
In principe worden uw persoonsgegevens minimaal zeven jaar na sluiting van het dossier bewaard in verband met nakoming van wettelijke verplichtingen, controle door autoriteiten of in verband met mogelijke claims of klachten. De bewaartermijn kan worden verlengd indien zich een incident voordoet waardoor verdere bewaring van uw persoonsgegevens noodzakelijk is bijvoorbeeld ter verdediging van uw belangen of de belangen van het Kantoor.
U heeft rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens zoals recht op inzage, rectificatie, verwijdering of doorgifte daarvan (overdracht van dossier). Het Kantoor zal deze rechten respecteren binnen de geldende wet- en regelgeving.
Voor vragen of verzoeken kunt u contact opnemen met de desbetreffende advocaat of via het contactformulier. Voor klachten verwijst het Kantoor naar de kantoorklachtenregeling. Mocht dit niet tot een oplossing leiden dan kunt u klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Omdat de privacy wet- en regelgeving en het Kantoor constant in ontwikkeling zijn kan het Kantoor deze privacyverklaring tussentijds aanpassen.
Deze verklaring is in de Nederlandse en Engelse taal opgesteld. In geval van geschil over inhoud of strekking van deze verklaring zal de Nederlandse tekst bindend zijn.
